[목멱칼럼]디지털로 구현한 백신접종 체계

[김규하 서비스나우코리아 대표] 코로나19 이전부터 진행돼 온 디지털 전환은 최근 들어 그 중요성이 더욱 대두되고 있다. 일상이 된 재택근무를 넘어 언제 어디서나 일하고자 하는 직원들, 비대면 서비스에 대한 높아진 고객 기대치 등, 이제 디지털 전환은 기업 생존을 위한 필수 목표가 되었다.

가속화된 디지털 전환으로 인한 가장 큰 변화는 무엇보다 업무 방식의 변화다. 기존에는 대면 회의를 통해 혹은 수기로 진행했던 일을 온라인으로 진행해야만 했고, 많은 부분 디지털 방식으로 대체되었다. 그리고 직원들은 새롭게 바뀐 업무 환경에 적응해야 했다. 코로나 이후 기업들이 다양한 IT 솔루션을 급작스럽게 추가하면서, 부서별 사용하는 프로그램이 다를 경우 직원들의 혼란이 가중되거나 업무 흐름이 매끄럽지 않은 경우도 발생했다.

재택 근무 상황에서 신입사원이 입사하는 경우를 생각해보자. 인사팀은 가상 환경에서 교육을 진행해야 하며, 재무팀은 월급 지급을 위한 서류를 요청하고 시스템에 등록해야 한다. IT팀은 노트북을 제공해야 한다. 부서별 각기 다른 시스템으로 업무를 진행하던 방식에서는 직접 얼굴 보기가 어려워 어느 팀이 어디까지 업무를 진행 했는지 확인도 어려워졌다. 따라서 이러한 업무 흐름, 즉 워크플로우를 어떠한 환경에서도 끊김 없이 매끄럽게 이어지도록 하는 일이 포스트 코로나 시대 기업의 주요 과제가 되었다.

이에 대한 해결책으로 떠오른 것이 디지털 워크플로우다. 디지털 워크플로우는 여러 부서의 시스템을 하나의 업무 흐름에서 처리할 수 있도록 단순화하고, 모든 업무를 디지털로 처리한다. 이를 통해 기업은 진정한 ‘디지털 워크플레이스’를 구축함으로써, 직원들은 어디에서나 ‘클릭’만으로 타 부서와의 협업은 물론 빠르고 효율적으로 업무를 수행할 수 있다.

디지털 워크플로우의 힘을 확인할 수 있는 또 하나의 좋은 사례가 바로 백신 유통 및 관리다. 그 어떤 분야보다 정확성과 속도가 중요한 코로나19 백신 배포에 현재 디지털 워크플로우가 큰 기여를 하고 있다. 코로나19 백신 관리는 현재 전 세계가 직면한 가장 중요한 워크플로우 과제이다.

코로나19 퇴치를 위해 각국 정부는 의료계 포함, 백신 투여와 관련된 기관과 긴밀하게 협력해야 한다. 고려해야 할 사항도 수십 가지다. 모든 사람에게 백신을 제공하기 위해 실시간으로 재고를 확인해야 함은 물론, 백신 자체 역시 제조부터 접종까지 특정한 온도에서 세심히 관리되어야 하는 품목이다. 병원과 보건소는 백신 투여자 전체를 대상으로 두 차례에 걸친 투여 일정을 조정해야 하고, 접종 후에도 환자 추적을 통해 부작용 여부까지 확인해야 한다.

이렇듯 복잡하게 얽혀 있는 과정 속에서 주요 프로세스를 자동화하고 효율성을 크게 향상시키는 디지털 워크플로우는 강력한 무기다. 실제로 미국 노스캐롤라이나주 보건복지부와 스코틀랜드 국민보건서비스(NHS)등 100여개 기관이 디지털 워크플로우를 통해 코로나 백신 접종에 관한 워크플로우를 혁신하고 있다.

우선, 디지털 워크플로우로 백신 관리 지휘 센터를 구축해 백신 배포, 관리, 접종에 관여된 많은 조직의 역할과 책임을 명확히 규정할 수 있다. 더불어 디지털 워크플로우가 모든 과정을 한 눈에 확인할 수 있는 대시보드 역할을 함으로써 관련 현황을 실시간 공유하고 원활한 공급을 가능하게 한다. 더 나아가 백신 공급 관련 정보망을 구축해 각 의료기관은 백신 도착 시기 및 공급량을 확인하고, 시민들은 백신을 맞을 수 있는 예상 시기와 지정 병원 등을 확인할 수 있다. 특히 이러한 양질의 정보망은 시민들에게 신뢰성을 높이고 두려움을 해소함으로써 궁극적으로 백신 접종 속도를 높일 수 있다.

디지털 워크플로우는 이미 많은 기업과 조직이 도입해 그 효과를 증명하고 있다. 디지털 전환을 위해 기업이 투자한 수 많은 디지털 협업 도구나 업무 시스템 혁신이 실제 직원에게 도움이 되고 업무 효율성을 높이기 위해서는 단일한 통합 워크플로우로 지원되어야 한다. 디지털 전환을 넘어 디지털 워크플로우를 구현할 때 근본적으로 변화된 비즈니스 환경에 대비할 수 있다.